Ирония материала про тайм-менеджмент в том, что он был готов в самый последний момент. Горели дедлайны, горела клавиатура, горели нервы… Но это почему я раньше материалы вовремя не сдавала? Потому что у меня велосипеда не было. А нет, это из другой присказки. В этом случае — потому что методами тайм-менеджмента еще не владела! Но теперь-то все тайны самых неугомонных белорусов раскрыты — делюсь.
Этим материалом мы открываем серию текстов о том, как привести в порядок свои финансы. Мнение о том, что первый шаг к этому — тайм-менеджмент, очень распространено. Проверяем. И обсуждаем еще одну важную тему: как зарабатывать деньги так, чтобы оставались время и силы их тратить?
Обожает в блокнот от руки писать длинные списки дел. И никогда больше к ним не возвращаться. Верит, что все в итоге точно будет хорошо (а дергающийся глаз — пройдет).
Когда мы объявили среди наших читателей поиск людей, у которых нет ни одной свободной минутки в плотном расписании, на нас буквально обрушилась лавина историй. На поиск откликнулись десятки человек. И с изучением каждой следующей истории самооценка резво опускалась вниз еще на несколько ступенек. Приготовьтесь, похожий эффект можете ощутить и вы:
«Работаю на полставки маркетологом в сфере общепита и на фрилансе эсэмэмщиком. Учу английский язык. Являюсь соучредителем армянской общины в Бресте. Играю на гитаре и пою, пишу песни и стихотворения, выступаю с каверами. Увлекаюсь туризмом, хожу в пешие походы, участвую в турслетах занимаюсь скалолазанием, бегаю, езжу на велосипеде. Обожаю экстрим: парашют, роупджампинг, покатушки на эндуро. Работаю в благотворительной организации DobroFamily: ездим в детские дома и дома престарелых. Детский аниматор с 6-летним стажем. Также увлекалась кондитерским делом, еще недавно пекла на заказ торты и капкейки. Путешествую практически каждый месяц: январь — Венгрия и Австрия, апрель — Польша, май — Питер, в июне собираюсь в Тунис, в августе — на Кавказ в горы и в Армению».
И нет, мы не объединили все истории в одно описание. Это расписание одного человека — нашей читательницы Карины. Кстати, неполное: по мелочам там еще кот, танцы, графический дизайн и рисование. Карине 25, и так она живет последние семь лет. При этом инструменты тайм-менеджмента использует самые простые: записывает в блокнот задачи на день, на холодильнике висит календарь на месяц, а в комнате — доска с основными целями и проектами.
Секрет, по словам девушки, один: высокий уровень энергии от природы. Но так дело не пойдет: копировать этот фактор будет сложновато. Из более приземленного — Карина никогда не расстается с ноутбуком и на связи 24/7.
— Я переключаюсь на работу в любой момент: прямо на лавочке, в гостях или на празднике. Даже на Новый год подпрыгнула в три часа ночи, потому что забыла кое-что сделать по работе. Отключаюсь от работы только в лесу, ибо нет связи. Хотя и там периодически забираюсь на холмы, чтобы поработать.
Ну что, как ваш уровень самокритики? Во всех историях прослеживалось несколько общих тенденций. Большинство героев уже с детства были очень загружены: бесконечные кружки, курсы и секции. Во взрослой жизни без такого ритма они просто не могут: кажется, что все идет не по плану и жизнь проходит мимо.
Так что по тайм-менеджменту? Все как минимум прописывают планы на каждый день, а многие еще расставляют их в порядке приоритетности. О методиках расскажем чуть ниже. Пока — конкретные примеры.
У Тараса, например, есть собственный свод правил и три работы: руководителя маркетингового департамента, совладельца и управляющего партнера аутсорсингового агентства и консультанта для четырех компаний по бренд-стратегии и мерчандайзингу. А еще диджеинг, регулярные тренировки и чтение — обязательно три раза в неделю перед сном. И семья. Кстати, именно появление сына больше всего повлияло на загруженность расписания мужчины.
— Это событие как раз совпало с «короной» и затишьем на рынке труда. Я никогда не был лентяем, но лишь в 2020 году стал по-настоящему многозадачным. Словно смог попробовать чудодейственную пилюлю из фильма «Области тьмы».
Несколько правил тайм-менеджмента, которыми Тарас пользуется в работе и личной жизни.
1. Принцип грязных тарелок. Идея в том, чтобы рассматривать все свои задачи как тарелки в раковине — разных размеров и степени загрязнения. Не обязательно всегда начинать с самой простой или, наоборот, сложной задачи: это может разрушить всю кипу. Нужно планомерно идти по задачам сверху вниз — вглубь грязной стопки.
2. Вопросы, где вы не являетесь исполнителем, но ваше решение влияет на весь процесс, нужно решать сразу. И пускать дальше по «конвейеру» — следующим участникам.
3. График всегда стоит подстраивать под семью и близких. Например, часть дел Тарас переносит на поздний вечер, когда засыпает его сын. Но провести время вместе до этого — настолько же важная часть дня, как и работа.
4. Звонки и совещания для решения важных вопросов лучше сводить к минимуму — только письма или аудиосообщения, чтобы все сохранялось.
5. Планировщики необходимы. Для Тараса самыми удобными оказались лично созданный задачник в Excel и календарь Google.
И последнее суровое правило: поменьше жалости к себе. Потом будешь сожалеть, что пожалел себя ранее.
— Главный секрет многозадачности для меня — верная мотивация: четкая, ясная и достижимая. У каждого она своя, однако это точно не должны быть деньги. Это только инструмент, который может отдалить или приблизить цель. Сейчас стала накапливаться усталость, так что я меняю плотность загруженности, играя с расстановкой дел. И уверен, что нужно уделять особое внимание отпуску и выходным — уходить в них с головой, потому что вы это заслужили.
Именно об определении целей как об основе тайм-менеджмента говорит и бизнес-тренер Виталий Дубовик. В этой теме он уже 20 лет. Работал в иностранной компании, где тайм-менеджменту уделяли большое внимание. Когда признался руководителю, что не успевает выполнять задачи, тот замотивировал: предложил подготовить мини-тренинг на эту тему. Мол, сам разберешься и коллег подтянешь.
За 20 лет Виталий попробовал самые разные способы вести свое расписание, но остановился на Google-календаре: и сейчас вносит в него все рабочие и личные планы. Мы попросили его рассказать о самых известных методиках тайм-менеджмента — смотрите карточки.
— Просто составить расписание — бессмысленно. Важно понять, какие у тебя главные цели в этот момент, в чем твои приоритеты, и каждый раз на них оглядываться, когда решаешь, за какую задачу браться в первую очередь. Многие думают, что тайм-менеджмент — это про рамки. Но он, наоборот, освобождает очень много ресурса, который обычно уходит на сомнения. Делать не делать? Сейчас или позже?
По словам Виталия, важный принцип тайм-менеджмента в том, что вы никогда не выполните задачу быстрее, чем за выделенное на нее по плану время. Поэтому не стоит закладывать больше часов «на всякий случай», иначе они обязательно понадобятся. Так что смело делите на два. Хочешь добиться результата за месяц — закладывай 15 дней, и все сработает.
— Вообще, тайм-менеджмент — максимально индивидуальная тема. Универсальных советов или методик просто не существует: на результат влияют и темперамент, и характер. Например, вознаграждения. Я горячо поддерживаю эту практику, но для кого-то лучше работает поощрение после выполнения всех задач, а кому-то нужно вдохновение, чтобы за них взяться.
Плюс у каждого свой уровень энергии, а значит, и нагрузки, которые он может выдержать. Так что сравнивать себя с другими в этом плане бессмысленно. Хотя это не постоянный параметр: многое зависит от внутренней гармонии. Естественно, когда человек уже измотан, он будет успевать все меньше и меньше. А дальше о себе обязательно дадут знать проблемы со здоровьем.
— Я рекомендую планировать отдых в первую очередь, а уже после выстраивать остальное расписание. Но я не считаю, что во время отпуска обязательно отключаться от работы полностью. Для кого-то уделить ей два часа в день — это получить подзарядку. Повторюсь, все индивидуально. Нужно смотреть по своему состоянию и искать методы, которые подойдут лично вам.
Ксению мы застаем прямо на рабочем месте. Точнее, сразу на двух: она продает специи и параллельно решает вопросы по основной работе — бухгалтерскому учету. Точка по продаже приправ и специй — маленький семейный бизнес. Пока на работу не вышел новый продавец, приходится выполнять его роль самой.
— Да все хорошо. Мне бы еще принтер сюда, чтобы печатать документы, и было бы идеально! — смеется Ксения.
Девушка — индивидуальный предприниматель. Кажется, что она может регулировать свой распорядок дня сама. Но ее работа привязана к расписанию банков и налоговой. Хотя это и неплохо дисциплинирует. Однако любой тайм-менеджмент рушится, как только наступает отчетный период. Тогда работа занимает практически весь день, с утра до ночи. Только раз за несколько лет Ксения рассталась со своим рабочим ноутбуком больше чем на пару часов — выделила себе целых четыре дня без всех рабочих вопросов. На работу накладываются и семейные заботы: 4-летний ребенок и пожилая бабушка, за которой нужно ухаживать.
— За время такой нагрузки я пришла к двум главным и очень простым выводам. Семья всегда в приоритете. А еще каждый должен заниматься своим делом. В бухгалтерии я все делаю быстро и четко, но, как только перехожу к обязанностям продавца, все тут же перестает получаться так хорошо. Так что я мечтаю заниматься снова только тем, в чем я хороша.
Анастасия так хотела внедрить в свою жизнь тайм-менеджмент, что даже начала выпускать авторские планеры. История узнаваема. Мама в декрете запустила собственный проект: начала создавать фотоальбомы и фотокниги. И на первое время жизнь превратилась в ад с нескончаемым списком задач. Настя поняла, что так дело не пойдет, и начала изучать тайм-менеджмент: читала книги, слушала подкасты и даже проходила курсы. И, кажется, нашла гармонию.
Многие идеи уже озвучивали другие герои, поэтому мы попросили Настю поделиться несколькими ее любимыми методиками.
1. Флоу-лист. На протяжении 15 дней нужно составлять список из 30 дел на день. Начинаешь с самых простых: погладить белье, сходить на прогулку. С каждым днем задачи становятся более сложными, а ты наращиваешь темп их выполнения. Важно: все планы нужно писать от руки и обязательно проставлять галочки напротив каждого выполненного пункта — дофаминовый всплеск обеспечен. Техника помогает победить прокрастинацию.
2. Тайм-боксинг. Весь день разбивается на блоки — в эти промежутки ты занимаешься только одной сферой, не отвлекаясь на другие. Например, могут быть блоки «Семья», «Здоровье», «Работа», «Личное время».
3. Одна задача. В периоды спада сил ты выбираешь всего одну наиболее приятную задачу, которую ты точно можешь сегодня выполнить. И даже в сложный момент продолжаешь небольшими шагами двигаться к цели, а не стоять на месте.
4. Цель-звезда. Это та точка, в которую ты хочешь прийти, она включает в себя все сферы: и уровень дохода, и самочувствие, и отношения с близкими, и ежедневные занятия. Можно периодически задавать себе вопрос: а то, что я делаю прямо сейчас, приближает меня к ней?
5. Главная сфера. Стоит выбирать одну сферу на год, которой вы хотите уделить больше всего внимания, и каждый раз, когда будет стоять выбор, отдавать предпочтение ей. За год свое состояние можно изменить кардинально.
— У меня две дочки. Старшей 8 лет, и забавно наблюдать, как она перенимает мои привычки: постоянно планирует задачи для себя. Я подарила ей планер, и она заполняет его с большим удовольствием. Она хотела подружиться с одной девочкой и прописывала разные варианты, как и где это можно сделать. Коучинговое мышление со второго класса, — смеется Настя.
Александра отличается от всех остальных героев: несмотря на загрузку, она не использует популярные инструменты тайм-менеджмента. Пробовала, но «не зашло». А тем временем девушка работает маркетологом на двух белорусских проектах, плюс в разработке рынки Франции и Казахстана. В расписании у Саши спорт три раза в неделю, социальные танцы, курсы по повышению квалификации и английский. Летом много времени уходит на увлечение сап-бордом.
— Это состояние, когда день наполнен и расписан настолько, что у тебя даже встречи с друзьями по часам, оставляет чувство удовлетворения, особенно когда понимаешь, что все запланированное ты сделал суперчетко.
Саше близка мультизадачность в моменте. Например, дорога на работу и с работы — это всегда занятие английским в транспорте или решение рабочих вопросов, которые не требуют компьютера. Если в этот день нет спорта, нужно выходить 10 тыс. шагов, а параллельно слушать лекции по английскому. На работе вместо обеда девушка ходит на йогу.
— Я всегда выписываю задачи на день на листик и пишу примерное время на их выполнение — вплоть до «сделать маску для лица» или «выщипать брови».
Конечно, периоды усталости случаются, особенно зимой. Будьте осторожны, не путайте с выгоранием. На помощь приходят лайфхаки с умными лампочками, которые зажигаются до будильника и имитируют солнце. Чем не прием тайм-менеджмента? Каждое утро экономится 20 минут на том, чтобы из режима лемура перевести себя в режим человека.
А вот главная «уловка» Саши вам может совсем не понравиться:
— Возможно, мой главный секрет в том, что я никогда не смотрела сериалы.
Последний метод, конечно, самый радикальный. Но о чем говорили почти все герои?
1. Индивидуальный подход. Нет универсальных методик тайм-менеджмента. Свои можно найти только методом проб и ошибок.
2. На первом месте не удобное расписание, а определение целей и жизненных приоритетов.
3. Планирование должно быть разной степени долгосрочности: на год, на месяц, на неделю и на каждый день. Без масштабной картинки не будет результата.
4. За выполнение сложных задач себя нужно поощрять.
5. И беспощадное: просто бери и делай.
Теперь все ясно. Проблема проваленных дедлайнов была в том, что это текст-лягушка — слишком большая задача, к которой было непонятно как подступиться. Так что проблема вовсе не в тайм-менеджменте, а в земноводных. Но с целью-звездой я определилась: жить в мире, где тексты пишутся всегда вовремя. И легко!
Наш канал в Telegram. Присоединяйтесь!
Есть о чем рассказать? Пишите в наш телеграм-бот. Это анонимно и быстро
Перепечатка текста и фотографий Onlíner без разрешения редакции запрещена. ng@onliner.by